複数の従業員へ契約書送付・個人情報取得フォームの一括送信を行うには、以下の手順でCSVアップロード機能を使用します。
- 社員一覧ページより、『契約作成・個人情報取得』⇒『CSVアップロード』を選択します。
- 作成した『従業員複数招待/更新契約用』のテンプレートCSVファイルをダウンロードします。
※テンプレートの作成方法に関しては、「CSVアップロード時のテンプレート作成方法」をご参照ください。 - 各項目に沿って従業員情報を入力します。
テンプレートのイメージ画像は以下です。
※ご注意
・エラーを防ぐために、必須項目は必ず入力してください。
・A列の文字と数字は削除しないでください。
削除することで別フォーマットとして読み込まれてしまう可能性があります。
・契約プランを超えて従業員が登録されていると、CSVアップロード時にエラーが表示されます。
・メールアドレスは、人事労務コボットに登録する各従業員のアドレスを入力してください。
メールアドレスにて個人を判別しております。記載したメールアドレス宛に契約書と個人情報フォームが送付されます。
・一括でアップロードできる人数は150名が上限です。
上限150名を超える場合は複数回に分けて実施してください。
・更新等再度契約書を送付したい場合は、同じメールアドレスをCSVに設定し、アップロードしてください。
対象者に契約書を送付します。その際には、名前や社員コードも書き換えられます。
ただし、事業所の切り替えはできません。 - 編集したCSVファイルをアップロードします。
※不備がある場合は、エラー表示をご確認いただきCSVファイルを修正し、再度実施してください。 - ファイルに不備がなければ、以下の画面が表示されます。
『CSVファイルインポート完了時にメールを送信』にチェックが入っていることを確認します。
問題がなければ「インポートを開始」ボタンを選択します。
※ご注意
・複数人の管理者・スタッフが、CSVアップロードを同時に行うことはできません。
・CSVのインポート中に、他の人がインポートを行うとエラーになります。
・送信人数が多い場合、アップロードにお時間が掛かる場合があります。 - CSVインポートが完了すると従業員へメールが送信され、以下の画面が表示されます。
正しく反映されているか社員管理ページをご確認ください。